Ja pirmajā rakstā apskatījām, kāpēc šāda datu regula ir nepieciešama un kādi ir pirmie soļi, lai sāktu gatavoties fizisko personas datu apstrādei, tad šoreiz turpināsim par datiem, kuri jau ir uzņēmuma rīcībā, jeb esošo klientu datu bāzi.

Kā mārketinga aģentūra, mēs pieņemam, ka uzņēmums ir ticis galā ar iekšējiem riskiem un dokumentiem, kas attiecas uz fiziskām personām – darbiniekiem. Tāpēc kā datu bāzi saprotam uzņēmuma klientu datus. Bizness reti kad var pastāvēt bez klientiem, savukārt, informācija par klientiem ir būtisks resurss, ko uzņēmums var izmantot, lai veidotu attiecības ar saviem klientiem un veicinātu atkārtotu pirkumu izdarīšanu. Biznesa attīstībai ir nepieciešama informācija par to, kas ir mūsu esošais klients. Dzīvojam komunikāciju laikmetā, kad saziņai ir būtiska nozīme ne tikai privātās attiecībās, bet arī biznesā.

Ļoti iespējams, ka Tavam uzņēmumam jau ir klientu datu bāze, kura ir veidojusies ilgā laika posmā. Kā GDPR ietekmēs esošo datu pielietošanu?

Būtiskākais ir jau līdzšinējo noteikumu ievērošanas kritērijs. Kā esošā datu bāze ir iegūta un kādas komunikācijas formas ir izmantotas līdz šim. Mēs šo situāciju iedalām 3 kategorijās.

Sarkanā zona: Datus jau šobrīd nedrīkst izmantot, ja tie iegūti bez piekrišanas vai arī nav bijusi piekrišana kādai mārketinga komunikācijai. Tāpat ir būtiski saprast vai piekrišanas brīdī klientam nav bijusi forma ar automātiski ieķeksētiem laukiem.

Arī pēc šī gada maija šādus datus nevajadzētu izmantot kādās aktivitātēs. Ko darīt? Jāiegūst šo klientu piekrišana un pārējie dati ir jādzēš vai jāpārtrauc to apstrāde mārketinga mērķiem. Par labākajiem risinājumiem piekrišanu iegūšanai varam vienoties individuālā sarunā.

Pelēkā zona: GDPR ieviešana atceļ līdzšinējos datu apstrādes noteikumus, kas nozīmē, ka dati jāapstrādā pēc jaunajiem regulas principiem. Tomēr, ja datu bāze ir iegūta daudzu gadu garumā, tā ir iegūta uz korekti noformētu piekrišanu pamata, kā arī līdzšinējā komunikācijā klientiem ir bijusi iespēja atteikties, tad, izveidojot iekšēju procedūru un noteikumus šo datu turpmākai apstrādei, Tu drīksti turpināt šos datus izmantot. Šo situāciju mēs saucam par pelēku, jo izteikta pārkāpuma nav, tomēr, arī 100% atbilstības GDPR nav.

Zaļā zona: Ļoti vienkārši. Ar dažādām aktivitātēm un kampaņām, panākt atkārtotu piekrišanu sniegšanu un datu atjaunošanu no klientiem. Dati, kuri nav pārapstiprināti un to glabāšanai nav cita tiesiska pamata tiek dzēsti. Šādā cituācijā Tavs uzņēmums visu paveic atbilstoši GDPR prasībām.

Brīdī, kad veicat uzņēmuma risku novērtējumu attiecībā uz fizisko personu datiem, būtu vērtīgi saprast arī mārketinga mērķiem izmantojamos datus, to iegūšanas leģitimitāti un nākotnes stratēģiju. Atbilstoši arī rīkoties un izvēlēties pelēko vai zaļo zonu, kurā būt.

Novēlam izdošanos un aicinām uz saziņu, ja rodas kādi jautājumi.